การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานในปัจจุบัน ต้องมีการปรับปรุงพัฒนาแบบฟอร์มการเขียนให้สอดคล้องกับเครื่องมือที่นำมาใช้ของแต่ละองค์การ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการนำไปใช้งาน เกิดความสะดวก ตรวจสอบง่าย ผู้เขียนจึงขอนำตัวอย่างแบบฟอร์ม มาอธิบายให้เกิดความเข้าใจ และเป็นตัวอย่างแก่องค์การทั่วไป ที่สามารถดัดแปลงไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ในแต่ละขั้นตอนให้เกิดความเข้าใจง่ายดังต่อไปนี้ครับ แต่ก่อนอื่นจะขอบอกถึงประโยชน์ของการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานเสียก่อนว่า เราทำไปเพื่ออะไร

ประโยชน์ของการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน

  • ทำให้พนักงานทราบขอบเขตของงานที่ชัดเจน
  • เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการประเมินผลงานเพื่อเพิ่ม productivity ของพนักงาน
  • ใช้เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการคัดเลือกพนักงานใหม่
  • ใช้ประกอบการประเมินค่างาน
  • ใช้ประกอบการแลกเปลี่ยนข้อมูลในการสำรวจค่าจ้าง

จากประสบการณ์ของผู้เขียน กรณีที่องค์การไม่ได้จัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานไว้ พนักงานในหน่วยงานมักจะเกิดความสับสนในการทำงาน ว่างานในส่วนนี้ใครเป็นผู้ปฏิบัติกันแน่ จึงทำให้เกิดความเกรงใจซึ่งกันและกัน จนทำให้ไม่กล้าที่จะปฏิบัติงาน ซึ่งในทางปฏิบัติมักจะเกิดปัญหา งานในลักษณะนี้ถูกมองข้ามไปและถูกละเลย  เหมือนกันเล่นแบดมินตันประเภทคู่  ส่วนใหญ่คู่ต่อสู้มักจะตีลงระหว่างกลางของผู้เล่นของอีกฝ่ายหนึ่ง  จนทำให้เกิดความเกรงใจไม่กล้าเล่น หลายครั้งที่ต้องเสียแต้มที่ไม่ควรเสียไป  การเขียนแบบกำหนดหน้าที่งานก็เหมือนกัน ถ้าองค์การมีการเขียนขอบเขตงานที่ชัดเจน จะทำให้เกิดความมั่นใจว่า พนักงานทุกคนรู้ขอบเขตงานที่ต้องปฏิบัติ  เมื่อพนักงานรู้ขอบเขตที่ต้องปฏิบัติแล้ว องค์การสามารถที่จะประเมินพนักงานตามที่ได้ตกลงกันไว้ ซึ่งเป็นที่มาของความยุติธรรมในองค์การ  และยังสามารถใช้เป็นคู่มือในการคัดเลือกและสรรหาคนเข้าสู่องค์การได้แม่นยำขึ้น  นอกจากนั้นแล้ว ยังนำมาเป็นแนวทางในการสำรวจค่าจ้างของแต่ละตำแหน่งงานกับองค์การอื่นๆ เพื่อมากำหนดโครงสร้างค่าจ้างได้   จะเห็นได้ว่าประโยชน์ของการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน มีมากมาย แต่ทุกองค์การไม่ค่อยได้ใส่ใจในกระบวนการเหล่านี้  เพราะคิดว่าเป็นเรื่องที่ไกลตัว ไม่จำเป็นต้องเขียนก็ได้  พอถึงเวลาประเมินผลการปฏิบัติงานก่อนที่จะไม่ให้ผ่านการทดลองงาน ก็จะเกิดปัญหาว่าไม่มีหลักฐานแน่ชัดว่า พนักงานทราบเรื่องนี้ก่อนหรือไม่ เมื่อมีการต่อสู้คดีในชั้นศาลบริษัทก็เสียเปรียบ ซึ่งเป็นการเข้าตำราที่ว่า  ผู้บริหารไปเสียเวลาเอาคนออกมากว่าเสียเวลาเอาคนเข้า องค์ประกอบหลักของแบบกำหนดหน้าที่งาน แบ่งออกเป็นสามส่วนหลักๆ โดยสามารถอธิบายได้ตามทฤษฎีระบบ ดังต่อไปนี้

            สิ่งที่เป็นตัวนำเข้าคือ ตำแหน่งงาน คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน พร้อมทั้งผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชา  เมื่อผ่านกระบวนการ จะประกอบไปด้วย หน้าที่ความรับผิดชอบ  อำนาจหน้าที่การบังคับบัญชา สุดท้ายออกมาเป็นผลลัพธ์ของตำแหน่งงานนั้น  ซึ่งจะต้องมีตัวชี้วัดให้เกิดเป็นรูปธรรม ในส่วนของรายละเอียดจะขอกล่าวใน การเขียนแบบกำหนดหน้าที่งานต่อไป  ก่อนที่จะลงรายละเอียดในการเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน จะขอทำความเข้าใจเบื้องต้นในการเขียนก่อนว่า สิ่งที่ควรเขียนและไม่ควรเขียน ในแบบกำหนดหน้าที่งาน นั้นมีประเด็นอะไรบ้าง ที่ผู้จัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน ควรจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจไว้บ้าง

สิ่งที่ควรเขียน

  1. เขียนงานของ “ตำแหน่งงาน” มิใช่ “ผู้ดำรงตำแหน่ง”
  2. เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน
  3. เขียนให้  “เข้าใจ” มิใช่เพื่อ “ประทับใจ”
  4. เขียนให้สั้น แต่ได้ใจความ
  5. ใช้คำหรือข้อความที่ชัดเจน
  6. เขียนให้สมบูรณ์ ครอบคลุมงานทั้งหมด
  7. ศัพท์เทคนิค / ภาษาต่างประเทศ ให้วงเล็บศัพท์คำเดิม / ทับศัพท์
  8. การอ้างถึงหน่วยงานหรือบุคคล  ใช้ชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งงาน

           การเขียนส่วนใหญ่มักจะระบุของตัวผู้ดำรงตำแหน่ง ซึ่งความเป็นจริงแล้วไม่ใช่ จะต้องคำนึงถึงตำแหน่งงานนั้นๆ เป็นเกณฑ์  และต้องเขียนในเนื้องานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน ถ้าเป็นงานที่เกิดขึ้นในอนาคตไม่ควรนำมาเขียน บางท่านคิดว่าต้องเขียนให้ได้มากๆหลายหน้ากระดาษ จะได้ดูว่างานของตำแหน่งนี้มีค่าของงานมาก เป็นสิ่งที่ไม่ถูกต้องอีกเช่นกัน ต้องเขียนให้นั้นและได้ใจความ  สำหรับงานที่มีศัพท์ทางเทคนิค ภาษาต่างประเทศ ให้วงเล็บการทับศัพท์หรือแปลไว้ด้วย เพื่อเป็นประโยชน์ เมื่อเราจ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำการประเมินค่างาน จะได้ไม่มีปัญหาเรื่องศัพท์ทางเทคนิค   และประเด็นเรื่อง การอ้างถึงหน่วยงาน เป็นสิ่งสำคัญ บางแห่งใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัว อ้างชื่อของ ผู้ดำรงตำแหน่ง เพื่อจะได้เกิดความชัดเจนยิ่งขึ้น ในทางปฏิบัติไม่ถูกต้อง เพราะว่าการอ้างชื่อคนนั้น เมื่อบุคคลท่านนั้นออกจากองค์กรไปแล้ว แบบกำหนดหน้าที่งานก็จะไม่เป็นปัจจุบัน จะต้องมาจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานใหม่อีก ซึ่งจะเป็นการเสียเวลา โดยส่วนใหญ่ให้อ้างถึงตำแหน่งของหน่วยงานที่เราติดต่อ จะดีกว่า

สิ่งที่ไม่ควรเขียน

  1. เขียนงานที่คิดว่าควรจะทำในปัจจุบัน
  2. เขียนงานที่คิดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต
  3. เขียนงานที่เกิดขึ้นเป็นกรณีพิเศษ
  4. ใส่ความเห็นของผู้เขียน
  5. ใช้คำฟุ่มเฟือย / คลุมเครือ
  6. นำคุณสมบัติพิเศษเฉพาะตัวของผู้ดำรงตำแหน่งมากำหนดคุณสมบัติใน JD

สำหรับสิ่งที่ไม่ควรเขียน น่าจะอธิบายไปเกือบจะคลอบคลุมทั้งหมดแล้ว แต่จะขอเสริม เรื่องงานที่เกิดขึ้นในกรณีพิเศษ เช่น หัวหน้าใช้เอาเงินไปเข้าบัญชีทุกๆเดือน ในลักษณะนี้มักจะเกิดขึ้นบ่อย ก็จะเข้าข่าย สิ่งที่ไม่ควรเขียนด้วยเช่นกัน เพราะเป็นเรื่อง ส่วนตัวไม่ใช่เรื่องงาน   ในส่วนสุดท้าย เรื่องของคำกริยาที่ใช้  ส่วนใหญ่ มักจะใช้ผิดค่อนข้างมาก โดยเฉพาะตำแหน่ง ผู้จัดการ  มักไปใช้คำกริยาของลูกน้อง เมื่อผู้อ่านหรือที่ปรึกษาเข้าไปวิเคราะห์งาน จะทำงานมีการประเมินค่างานที่ออกมาผิดพลาดได้


ผู้เขียนจึงขอเสนอแบบ คำกริยาที่ใช้เขียนในแบบกำหนดหน้าที่งาน ให้ถูกต้องตามหลักวิชาการ เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากขึ้น  ตามแผนภาพด้านล่าง

 

เมื่อเราทราบแนวทางการเขียนเบื้องต้นแล้ว เราลองมาเขียนตามคำอธิบายของแต่ละขั้นตอนตามแบบฟอร์มการเขียนใบกำหนดหน้าที่งานเลยดีกว่าครับ

 

เราเริ่มในส่วนที่ 1

กรอกข้อมูลตำแหน่งงาน ตามโครงสร้างขององค์กรปัจจุบัน ชื่อของผู้ดำรงตำแหน่ง  เลขประจำตัวพนักงาน ชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา ถ้ามีมากให้วงเล็บไว้ด้านหลัง ด้วยว่ามีจำนวนกี่คน   สำหรับตัวย่อ คำว่า PL ย่อมาจาก Personnel level  หมายถึง การบริหารงานในลักษณะเฉพาะตัว คือ เจริญเติบโตตามความรู้ ความสามารถของพนักงานเอง ไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเทียบเท่ากับตำแหน่งที่เป็น ระดับผู้จัดการ   สำหรับคำว่า JL ย่อมาจาก Job level หมายถึง การบริหารงานตาม ค่าของงาน เช่น พนักงานคนนี้สามารถที่จะเติบโตไปตาม Career path โดยเริ่มตั้งแต่ เจ้าหน้าที่  หัวหน้าแผนก  หัวหน้าส่วน  ผู้จัดการฝ่าย เป็นต้น ซึ่งในลักษณะนี้เรียกว่า การบริหารแบบ JL

 

1. ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน

ชื่อตำแหน่งงาน  : หัวหน้าแผนกเภสัชกรรม        

ชื่อ – สกุล ผู้ปฏิบัติงาน                    เลขประจำตัวพนักงาน

ชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชา:                ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนทางการแพทย์

ชื่อตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา:            เภสัชกร / ผู้ช่วยเภสัชกร / เจ้าหน้าที่คลังยา / เจ้าหน้าที่คลังเวชภัณฑ์-

สังกัด :  แผนก :  เภสัชกรรม            ฝ่าย : สนับสนุนทางการแพทย์           กลุ่ม :

ให้สรุปคำอธิบายสั้นๆ ประมาณ 1-2 ประโยชน์ เกี่ยวกับงาน ซึ่งแสดงถึงผลลัพธ์ และความคาดหวังในภาพรวมของตำแหน่งงานนั้น เช่น ยกตัวอย่าง ตำแหน่งงาน  หัวหน้าแผนกเภสัชกรรม 

ตัวอย่าง ควบคุม รวมถึงการจัดระบบงานและพัฒนารูปแบบการบริการ ให้มีประสิทธิภาพ ตลอดจนบริหารงานและผลักดันให้การดำเนินงานของแผนกบรรลุผลตาม แผนงานและเป้าหมายของหน่วยงาน

ต้องระบุให้ได้ก่อนว่า ระดับของตำแหน่งงานที่ต้องการ จะเป็นบริหารระดับใด เป็นผู้บริหารระดับต้น ในฐานะหัวหน้างาน  หรือผู้บริหารระดับกลาง ที่กำกับดูแล วางแผนและบริหารจัดการงานของฝ่ายฯ เพื่อจะได้ใช้เป็นกรอบในการกำหนดบทบาทที่คาดหวัง  สำหรับแบบฟอร์มการกำหนดหน้าที่งาน บางแห่งมีการแบ่งแยกออกเป็น ระดับหัวหน้างานขึ้นไป และระดับปฏิบัติการ ซึ่งถ้าเป็นระดับหัวหน้า ก็จะเขียนรายละเอียดความรับผิดชอบ เพิ่มขึ้นมากกว่าระดับพนักงาน ในแต่ละช่องนั้นให้ท่านสรุปขอบเขตงานในงานบริหารจัดการของท่านในแต่ละเรื่อง โดยเขียนให้มีความกระชับ ชัดเจน ได้ใจความและเข้าใจง่าย ให้เห็นถึงเนื้อหาและผลของงาน โดยรวบ/สรุปกิจกรรมที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันไว้ด้วยกันและใส่ลงในช่องขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบตามขอบเขตหลัก  (KPA)  (โดยตอบเฉพาะหัวข้อขอบเขตหลักที่ท่านปฏิบัติงานหรือเกี่ยวข้องเท่านั้น)  จะสังเกตเห็นว่า ขอบเขตงานของแต่ละหัวข้อ จะมีตัวชี้วัดที่เป็นไปตามเครื่องมือ BSC  ซึ่งจะมีทั้งหมด 4 ด้านหลัก คือ ด้าน การเงิน   ลูกค้า กระบวนการ และด้าน การเรียนรู้และฝึกอบรม  จะขอยกตัวอย่าง การเขียนในส่วนที่ 3 ตามรายละเอียดดังนี้

3.ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ( Key Performance Area )

           ดัชนีชี้วัดผลงาน

    (Performance Indicators)

    น้ำหนัก

   ( ร้อยละ )

                  ขอบเขตหลัก

     ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ

นโยบายและแผนงาน

Policies & Planning

- ติดตามรายงาน ร่วมกับ ผู้จัดการฝ่าย

ในการวางแผนงานบริหาร, งานบริการ, งานวิชาการ, งบประมาณและงานพัฒนาบุคลากรประจำปีของแผนกโดยกำหนด แนวทาง เป้าหมาย และกลยุทธ์ในการดำเนินงานของหน่วยงานให้สอดคล้องตามทิศทางและนโยบายของฝ่าย / สายงาน

- ติดตามผลให้เป็นไปตามแผน

- ผลการดำเนินงานจริงเทียบกับระยะเวลา / เป้าหมายของงานที่กำหนดไว้

20%

การบริหารงาน

Job management

- ควบคุม แนะนำพัฒนากระบวนการทำงานภายในแผนกให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย

- ควบคุม จัดการยา / เวชภัณฑ์ คงคลัง ตลอดจนอุปกรณ์ / เครื่องมือ / เครื่องใช้ ให้เหมาะสมเพียงพอและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งตรวจสอบการจัดเตรียมและการบำรุงรักษาเครื่องมือให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้

- ควบคุม การบริการของแผนกให้เป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพเภสัชกรรมโรงพยาบาล

- ประสานงานระหว่างผู้จัดการฝ่าย

กับเจ้าหน้าที่ภายในและภายนอกแผนก เช่น ward , การเงิน ฯลฯ รวมถึงผู้เกี่ยวข้องงานนอกโรงพยาบาลเกี่ยวกับด้านวิชาการและอื่นๆ ของแผนก

- เสนอแนะ แนวทางและวิธีการใหม่ ๆ ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ ในการปฏิบัติงานพร้อมทั้งนำไปปฎิบัติให้เกิดผลจริง

- ผลการดำเนินงานจริงเทียบกับระยะเวลา/เป้าหมายของแผน

- อัตราความเพียงพอของยา /เวชภัณฑ์ ตลอดจน อุปกรณ์ / เครื่องมือ / เครื่องใช้ พร้อมใช้งานตลอดเวลา

- การบำรุงรักษาเครื่องมือ / อุปกรณ์สำนักงานเทียบกับแผน

- ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงแก้ไขที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

25%

การบริหารลูกค้า

Customer Management

- กำหนดแนวทาง การให้บริการและการสร้างสัมพันธภาพ การสื่อสารที่ดีกับลูกค้าภายนอกและภายใน เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

- สนับสนุนการให้ข้อมูลข่าวสารด้านยา คำแนะนำปรึกษาการใช้ยาอย่างถูกต้องเหมาะสม เพื่อเพิ่มพูนความรู้ ความเข้าใจแก่ผู้ป่วยและบุคลากรทางการแพทย์

- ควบคุมติดตามงานคุณภาพของแผนก โดย จัดทำโครงการป้องกันความเสี่ยงต่าง ๆ และจัดการเบื้องต้นกับอุบัติการณ์ที่เกิดในแผนกร่วมกับทีมงานและผู้จัดการฝ่าย แก้ไขข้อร้องเรียน /อุบัติการณ์ตามกระบวนคุณภาพ

- Customer Satisfaction Index (CSI)

- Occurrence Report

-จำนวนข้อร้องเรียน / อุบัติการณ์ที่ได้รับการแก้ไข

20 %

การบริหารด้านรายได้/ การเงิน

Income / Finance Management

- รายงานการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลการดำเนินงานทุกเดือนของแผนก รวมทั้งดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้สามารถบรรลุผลตามเป้าหมาย

- ร่วมกับผู้จัดการฝ่าย ในการจัดเตรียมและนำเสนอผลประกอบการให้กับที่ประชุมผู้บริหารทุกไตรมาส

- Revenue growth

- No. of CQI projects ( in operations ) Completed successfully on time within Budget

- % ROS (Return on Sale)

10 %

การบริหารบุคคล

People management

-กำหนดแนวทางและทบทวนการจัดสรรและบริหารการใช้อัตรากำลังของหน่วยงานรวมถึงการบริหารการทำงานล่วงเวลาให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

- พัฒนาความรู้ความสามารถของพนักงาน สอนงานและให้คำปรึกษาแนะนำ พนักงานในหน่วยงานเกี่ยวกับหลักการและเทคนิคการดำเนินงานโดยจัดให้มีการสอนงานในอย่างต่อเนื่อง

-พัฒนาทีมงานโดยให้ทีมงานมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายกระตุ้นทีมงานคิดสิ่งใหม่รวมทั้งสร้างและรักษาสัมพันธภาพสมาชิกในทีมและทัศนคติที่ดีในการทำงานร่วมกัน

- O.T ratio

- Core training Hours Credited per Staff

- อัตราการลาออกของพนักงาน

- อัตราการเจ็บป่วยของเจ้าหน้าที่เนื่องจากการทำงาน

- ระดับความพึงพอใจของพนักงาน

10 %

การบริหารงานด้านคุณภาพ

( Quality Management )

- ควบคุม ติดตามการปฏิบัติงานของพนักงานในแผนกให้ปฏิบัติตามมาตรฐานวิชาชีพเภสัชกรรม กระบวนการและนโยบายในการบริหารคุณภาพ Quality standard ของJCIModel

การปฏิบัติได้ตามมาตรฐานที่ตั้งไว้

15 %

สำหรับกรณีที่เป็นตำแหน่งทางด้าน สำนักงาน ที่ไม่ได้ทำรายได้ ในหัวข้อด้านการเงิน ก็สามารถเขียนเป็น เรื่องของการลดค่าใช้จ่ายการใช้วัสดุสิ้นเปลือง หรือลดค่าใช้จ่ายด้านอื่นๆ ที่สามารถช่วยองค์กรประหยัดได้

 หัวข้อด้านการบริหารงานบุคคล ถ้าเป็นตำแหน่งพนักงานปฏิบัติการ ที่ไม่ได้มีการดูแลเรื่องนี้ ก็ให้เว้นว่างไว้ ส่วนใหญ่ในข้อสุดท้ายที่มักจะนิยมเขียนไว้ คือ  อื่นๆที่ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมาย ซึ่งอาจจะมีไว้ประมาณ 5-10 % สำหรับ ตัวชี้วัดผลงาน จะเป็นตัวบ่งชี้วัดประสิทธิภาพของผลของงานที่ทำได้ในแต่ละตำแหน่ง โดยให้ระบุตัวชี้วัดผลงาน  ในแต่ละขอบเขตงาน ซึ่งต้องมีความชัดเจน และสามารถวัดได้ โดยการวัดในลักษณะต่างๆ ดังนี้

  • วัดเรื่องของเวลา เช่น
  • วัดเชิงคุณภาพของงาน ได้แก่ ความละเอียดรอบคอบ ถูกต้อง สมบูรณ์ของงาน
  • วัดเชิงปริมาณงาน

 

การตัดสินใจ :

ระบุลักษณะการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องในการบริหาร/ดำเนินงาน ว่ามีระเบียบ/ กรอบแนวทางกำหนดไว้หรือไม่ และเป็นการตัดสินใจในการดำเนินงาน หรือในระดับนโยบาย รวมทั้งระบุผลกระทบของการตัดสินใจ ต่องาน ต่อหน่วยงานของตน หน่วยงานอื่น องค์กรหรือลูกค้า เช่น บางตำแหน่ง สามารถตัดสินใจลดราคาให้กับลูกค้าได้ 10 % เป็นต้น

 รายได้/ผลกำไร : ระบุขนาดของผลกระทบ/ความเสียหาย/ความผิดพลาดของงานที่เกิดขึ้น ที่มีต่อรายได้หรือผลกำไรของบริษัท  (ถ้ามี)

 ทรัพย์สิน :  ระบุประเภทและมูลค่าทรัพย์สินที่เกี่ยวข้องที่ต้องดูแลรับผิดชอบโดยตำแหน่งโดยตรง (ถ้ามี)

 ข้อมูล/รายงาน : 

 ระบุประเภทของข้อมูล/รายงานหลักๆ ที่สำคัญที่ต้องจัดทำ/ดูแลรับผิดชอบในการตรวจสอบ/ทบทวน โดยเฉพาะรายงานผลการดำเนินงานของหน่วยงานที่ตนรับผิดชอบ รวมทั้งผลกระทบของความผิดพลาด ต่อหน่วยงานของตน หน่วยงานอื่น องค์กรหรือลูกค้า  อาจจะระบุรายงานที่ส่งให้หัวหน้าเป็นประจำทุกเดือน เช่น  รายงานการบันทึกสินค้าที่หมดอายุ    รายงานการเบิกจ่ายประจำเดือน  เป็นต้น

  

4. ขอบเขตความรับผิดชอบ

( Accountability / Authority )

รายละเอียด

การตัดสินใจ

- ติดตามการประเมินสถานการณ์และข้อมูล กำหนดทางเลือกและพิจารณาแนวทางเลือกในการแก้ปัญหาและดำเนินการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ เช่น งานด้านบริหารความเสี่ยง ฯลฯ

รายได้ / ผลกำไร

- รายงานข้อมูลทางบัญชี บริหารที่สำคัญ ๆ เกี่ยวกับผลการดำเนินธุรกิจให้แก่ผู้บริหารได้อย่างถูกต้องและน่าเชื่อถือ ซึ่งความผิดพลาดของรายงาน / ข้อมูลจะมีผลกระทบต่องานและหน่วยงานโดยตรง

ทรัพย์สิน

-ควบคุมอำนวยความสะดวกการบำรุงรักษาอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานของแผนกเพื่อสนับสนุนความต้องการของหน่วยงานเอง

ข้อมูล / รายงาน

- รายงานข้อมูลที่จัดทำ / รวบรวมต้องเป็นความลับโดยจัดเก็บในฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัย ซึ่งจะนำมาใช้ในการประเมินทางเลือกต่าง ๆ เพื่อเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดให้บรรลุตามความต้องการภายใต้สถานการณ์ที่กำหนดได้ ซึ่งความผิดพลาดของข้อมูล / รายงานจะมีผลกระทบต่อทั้งหน่วยงานของตน หน่วยงานอื่น ๆ และผู้ป่วยโดยตรง

 ส่วนที่ 5 

  • ให้ท่านเขียนแผนผังเพื่อแสดงลักษณะการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของท่าน
  • ด้านบน  จะหมายถึงตำแหน่งงานผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารโดยตรงที่ท่านต้องรายงาน
  • ด้านล่าง  จะหมายถึง ตำแหน่งงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และทีมงาน ภายใต้การดูแลของท่าน
  • ด้านซ้ายมือ ให้ระบุ หน่วยงานต่างๆ ภายในที่ต้องติดต่อประสานงานด้วย (กรณีที่มีหน่วยงานมากกว่า 4 หน่วยงานขึ้นไปให้ระบุ เป็นตัวอย่าง (เช่น) เพียง 2-3 หน่วย )
  • ด้านขวามือ ให้ระบุ หน่วยงานต่างๆ ภายนอก  เช่น  Supplier, Vendor  รวมทั้งลูกค้า/ผู้มาใช้บริการที่ต้องติดต่อด้วย (ถ้ามี หรือเกี่ยวข้อง)

 












กรณีที่เป็นของผู้ดำรงตำแหน่ง ให้ทำสัญญาลักษณ์ไว้ในผังเป็นสีทึบ(ตามตัวอย่าง) เพื่อให้เห็นความแตกต่างว่าเป็นของผู้ดำรงตำแหน่ง  ซึ่งจะทำให้เห็นว่าเมื่อผู้บริหารหรือที่ปรึกษาภายนอกมาขอดูแบบกำหนดหน้าที่งาน ก็จะสามารถเข้าใจได้ง่าย

 ในส่วนที่ 6 เป็นเรื่องของ competency ซึ่งจะแบ่งออกเป็น ด้าน core competency และ functional competency ของพนักงานตำแหน่งนั้นๆ  และสามารถระบุความคาดหวังของแต่ละตำแหน่งไว้ช่องขวามือพร้อมกับ competency gap ด้วยก็ได้ จะทำให้แบบกำหนดหน้าที่งานมีความสมบูรณ์มากขึ้น จะเห็นได้ว่า แบบฟอร์มนี้จะเป็นแบบที่ทันสมัย สามารถปรับใช้กับเครื่องมือทางการบริหารสมัยใหม่ได้ดี   แบบฟอร์มแบบกำหนดหน้าที่งาน ที่ได้ใส่ในส่วนที่ 6 เข้าไปจะทำให้สามารถบอกได้เลยว่า ความคาดหวังขององค์กรที่จะไปของตำแหน่งงานนี้ ต้องการไป ณ จุดใด และพนักงานที่เป็นผู้ดำรงตำแหน่ง ก็จะสามารถรู้ตัวเองได้ด้วยว่าจะต้องพัฒนาตัวเองไปสู่เป้าหมายด้วยเช่นกัน และประโยชน์ที่องค์กรได้รับอีกก็คือ สามารถใช้ในส่วนนี้ไปหา ความต้องการในการฝึกอบรมในอนาคตอีกด้วย ซึ่งเป็นการจัดทำแผนฝึกอบรมที่ตรงจุดและตรงประเด็น ทำให้องค์กรลดภาระค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานแต่ละปีด้วยเช่นกัน


 











ส่วนที่ 7 ให้ท่านระบุคุณสมบัติที่ตำแหน่งงานต้องการ โดยระบุวุฒิการศึกษาขั้นต่ำและสาขาวิขาที่ต้องการที่จำเป็นเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานนั้นๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งระบุจำนวนปีของประสบการณ์ในงานด้านบริหาร ซึ่งเป็นมาตรฐานในเบื้องต้นที่จำเป็นสำหรับการดำรงตำแหน่งงานบริหารในแต่ละระดับนั้น ด้านประสบการณ์ ถ้าเป็นตำแหน่งที่ไม่มีความจำเป็น ต้องมีประสบการณ์ ก็ไม่ต้องเขียนคุณสมบัติลงไป  เพราะว่าจะเป็นปัญหาในการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์การ ที่ไม่ใครมีคุณสมบัติครบตามที่ตั้งไว้ได้เลย

ให้ท่านระบุชื่อเรื่อง หรือหัวข้อ หรือหลักสูตรการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับการบริหารและปฏิบัติงานในหน้าที่   โดยการพิจารณากำหนดหลักสูตรให้สอดคล้องกับบทบาทหน้าที่ตำแหน่งงานที่กำหนดไว้ หรือให้เป็นไปตาม core competency /functional competency  สำหรับ JD สมัยใหม่นี้ยังช่วยให้ทราบถึง Training road map ของตำแหน่งงาน ว่าในอนาคตตำแหน่งงานนี้จะต้องฝึกอบรมในด้านใดบ้าง ถ้าเป็นผู้บังคับบัญชาที่เพิ่งเข้ามารับตำแหน่งใหม่ สามารถใช้ JD ฉบับนี้เป็นแนวทางในการพัฒนาพนักงานของหน่วยงานตนเองได้













หลังจากที่ได้เขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน มาทั้ง 8 ส่วนแล้ว สิ่งสุดท้ายจะเป็นการลงชื่อในฐานะผู้ดำรงตำแหน่ง และผู้บังคับบัญชาของผู้ดำรงตำแหน่งไว้เป็นหลักฐาน ก็ถือว่าเสร็จสิ้นของกระบวนการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน ถ้าเป็นบริษัทที่ได้มาตรฐานแล้ว ในวันที่พนักงานมาเซ็นสัญญาจ้างงานวันแรก ตัวแบบกำหนดหน้าที่งาน ควรจะต้องมีให้พนักงานได้เซ็นรับทราบก่อนที่จะลงไปปฏิบัติหน้าที่ และเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่ง ในการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานว่าจะผ่านกระบวนการทดลองงานหรือไม่

 สำหรับแบบกำหนดหน้าที่งานจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงทุกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงดังต่อไปนี้

 1.การเปลี่ยนแปลงหน่วยงาน

2.การเปลี่ยนแปลงสายงาน

3.การเพิ่มเติม หรือ ลดประเภทงาน

4.การสับเปลี่ยนหน้าที่

5.การแก้ไขแบบฟอร์ม

 

ดร. กฤติน กุลเพ็ง

"ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน ประสบการณ์ในการทำงานในเครือซิเมนต์ไทยมา 15 ปี เป็นอาจารย์พิเศษ สอนด้าน Human Resource Management มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน"